Contexte :

Un client nous appelle afin que l’on effectue la mise à jour de son livre de société. La société a été créée en 2014 et il n’a rien fait depuis.

Recommandation : Nous lui demandons de venir déposer son livre de société à la réception du bureau. Nous ferons une analyse préliminaire et nous lui ferons un résumé du travail à effectuer ainsi qu’une estimation de notre tarif pour réaliser le mandat.

Notre mandat : Effectuer la mise à jour de son livre de société

Étapes de réalisation :

1. Analyse complète du livre de société depuis sa constitution jusqu’à aujourd’hui (lecture des statuts de constitution, vérification de la présence de restrictions au transfert des titres, analyse du capital-actions, vérifications des résolutions d’organisation et annuelles, vérification des registres (actionnaires, administrateurs, dirigeants, etc.), vérification des certificats d’actions.
2. Envoi d’un questionnaire au client et au comptable afin d’aller chercher l’information manquante au livre et qui devrait faire l’objet de résolutions (vente d’immeuble, déclaration de dividende, etc.)
3. Préparation des résolutions manquantes (régularisation, annuelles, etc.)
4. Rencontre avec les administrateurs afin de leur faire signer les documents préparés

À noter que nous offrons le service de mise à jour annuelle. Cela vous permet de maintenir votre livre à jour et de s’assurer d’être en mesure de répondre rapidement à toutes demandes qui pourraient vous être adressée par le fisc ou par les actionnaires. Cela vous aidera aussi grandement si un jour vous décidez de vendre votre société. Il ne faut pas oublier que le livre de société est l’image des décisions prises par les administrateurs et actionnaires, son passé. Achèteriez-vous une société qui a un passé inconnu ? Serez-vous capable de mémoire dans 5-10-20 ans de dire exactement et dans les détails tout ce qui s’est passé dans votre société ?