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En raison de modifications à la Loi sur la publicité légale des entreprises provenant de la nouvelle Loi visant principalement à améliorer la transparence des entreprises, de nouvelles obligations incombent aux entreprises, notamment celle de transmettre au Registraire des entreprises du Québec (REQ) de l’information relative aux « bénéficiaires ultimes » des entreprises. Ces nouvelles obligations sont entrées en vigueur le 31 mars 2023.

Un bénéficiaire ultime est une personne physique qui détient 25% des actions votantes ou du capital d’une société, ou encore qui détient un contrôle juridique d’une société en raison d’une convention ou d’un montage juridique ou fiscal.

Les sociétés par actions, les personnes physiques exploitant une entreprise individuelle, les sociétés de personnes, les coopératives, sauf les coopératives de services financiers, et les fiducies exploitant une entreprise à caractère commercial, doivent toutes fournir au REQ les noms et prénoms, le domicile, et la date naissance de toute personne physique liée à l’entreprise. Ces personnes physiques incluent les actionnaires, dirigeants, administrateurs et bénéficiaires ultimes de l’entreprise. Les personnes physiques peuvent fournir, en plus de l’adresse de leur domicile personnel, une adresse professionnelle afin de ne pas rendre accessible au public leur adresse résidentielle. Celle-ci sera conservée au REQ mais ne sera pas accessible au public.

Les bénéficiaires ultimes doivent en outre fournir la date à laquelle ils sont devenus et/ou ont cessé d’être bénéficiaires ultimes, et fournir l’information quant au type de contrôle qu’ils exercent, ou le pourcentage d’actions, de parts ou d’unités détenues, ou dont ils sont bénéficiaires.

De plus, les entreprises assujetties doivent fournir, pour chaque administrateur actif ainsi que pour tout nouvel administrateur, une copie d’une pièce d’identité gouvernementale au REQ.

Certaines entreprises sont toutefois exemptes de ces nouvelles obligations, notamment les organismes sans but lucratif, les personnes morales de droit public, les banques et certaines institutions financières, et les associations.

Les entreprises visées par ces obligations doivent donc transmettre ces renseignements au REQ au plus tard lors de la production de leur première déclaration de mise à jour annuelle suivant le 31 mars 2023.

Finalement, il est important de noter qu’à partir du 31 mars 2024, il sera possible d’effectuer une recherche au Registre des entreprises à partir du nom et du prénom d’une personne physique.

Si vous pensez avoir besoin d’aide afin de remplir ces nouvelles obligations, ou pour déterminer si votre entreprise est assujettie, ou encore pour savoir si vous êtes un bénéficiaire ultime, consultez votre notaire ; une source sûre.